L’amministratore di condominio, chi è? I suoi obblighi e le sue attività.

Scritto da admin il Febbraio 13, 2024. Pubblicato in Blog.

Gli obblighi dell’amministratore di condominio.

È l’art.1130 del c.c. che disciplina i doveri dell’amministratore di condominio che si riferiscono alle attività di ordinaria amministrazione, per lo svolgimento delle quali non è necessaria alcuna autorizzazione. Ecco un riepilogo sintetico degli obblighi dell’amministratore.

In virtù dell’incarico conferitogli, l’amministratore può compiere solo atti di ordinaria amministrazione; per gli atti di straordinaria amministrazione è necessaria un’espressa delega oppure debbono ricorrere i presupposti della necessità e dell’urgenza, con l’obbligo, in quest’ultimo caso, di riferirne alla prima assemblea, al fine di ottenerne approvazione.

L’art.1130 del c.c. è suddiviso in 10 commi che stabiliscono nel dettaglio quali sono i doveri dell’amministratore condominiale.

Comma 1. L’amministratore è obbligato ad eseguire le deliberazioni assembleari e a convocare annualmente l’assemblea per l’approvazione del rendiconto condominiale. Inoltre deve curare l’osservanza del regolamento di condominio; a lui potrà rivolgersi ogni condomino affinché provveda a farlo rispettare.

Comma 2. Egli deve regolamentare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo da assicurarne il miglior godimento a ciascuno dei condòmini, attenendosi, ovviamente, a quanto previsto nel regolamento di condominio. Anche nel caso in cui quest’ultimo manchi è indispensabile aver buona cura di assicurare a tutti i condòmini l’uso di tali beni in maniera paritaria. Qualora ciò non fosse possibile è necessario che lui stesso individui le modalità tali da ristabilire il corretto uso paritario.

Comma 3. Procede alla riscossione dei contributi ordinari e straordinari, agendo anche coattivamente in caso di mancato pagamento; eroga inoltre le spese necessarie al funzionamento di tutti i servizi condominiali. In tal senso sono state dettate specifiche regole volte a definire meglio gli obblighi e le sanzioni dell’amministratore; nel nuovo articolo 1129 del c.c., al c.9 si prevede, infatti, che, salvo che sia stato espressamente dispensato dall’assemblea, l’amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, curando diligentemente l’azione e la conseguente esecuzione coattiva.

Comma 4. Ha il dovere di compiere atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio. Egli può quindi adottare misure cautelari generali, ma anche esercitare azioni petitorie nei confronti delle turbative e delle molestie prodotte da terzi o dagli stessi condòmini sulle cose comuni.

Comma 5. Deve eseguire gli adempimenti fiscali. Il condominio è sostituto d’imposta; di conseguenza l’amministratore ha l’obbligo di versare le ritenute sui compensi erogati, di assolvere ai relativi obblighi dichiarativi (770) e di comunicare alcuni dati relativi ai condomini amministrati.

Ha il compito di assolvere alle apposite procedure per fruire delle agevolazioni fiscali, in caso di interventi di ristrutturazione edilizia o di riqualificazione energetica sulle parti comuni degli edifici condominiali.

Ha obblighi ai fini IMU per gli immobili in comproprietà condominiale, quali ad esempio i locali per la portineria e l’alloggio del portiere, il locale per le assemblee, la lavanderia, il locale per la caldaia e gli altri locali in comune.

La dichiarazione ai fini IMU, ricorrendone i presupposti, deve essere presentata a nome del condominio.

Commi 6 e 7. L’amministratore ha l’obbligo di tenere:

il registro di anagrafe condominiale, che contiene le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza.
Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
il registro dei verbali delle assemblee, nel quale vanno annotate anche le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le delibere e le dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato;
il registro di nomina e revoca dell’amministratore, in cui sono iscritte cronologicamente le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale;
il registro di contabilità, anche informatico, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.

Comma 8. Egli deve conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio.

Comma 9. Deve fornire al condòmino che ne faccia richiesta l’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso.

Ne consegue quindi che avrà necessariamente l’obbligo di:

effettuare l’inventario dei beni comuni, solitamente all’atto di nomina;
tenere la contabilità condominiale;
presentare i documenti giustificativi delle spese a chi ne faccia richiesta.

Comma 10. Ha infine l’obbligo di redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni. Il rendiconto va presentato anche se l’amministratore sia stato revocato o si dimetta prima della scadenza annuale. In tal caso si tratterà, chiaramente, di un rendiconto parziale.

L’articolo 1130bis del c.c. tratta del rendiconto condominiale, stabilendo che deve contenere le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica.

Quanto alla struttura del rendiconto, esso si compone di:

un registro di contabilità;
un riepilogo finanziario;
una nota sintetica esplicativa della gestione, con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.

Ricordiamo infine gli obblighi più specifici relativi:

all’apertura del c/c condominiale;
di agire in giudizio per la tutela degli interessi comuni.

Argomenti trattati: Amministrazioni Stabili – Amministratore Condominiale – Amministratore Torino – Convocazione e Delibera Assemblea – Diritti e Doveri di un Amministratore di Condominio – Regole e Maggioranza Assemblea – Obbligo e Obblighi Amministratore di Condominio e Condominiale – Requisiti dell’Amministratore di Condominio – Assemblea Condominiale – Regole e doveri dell’Amministratore di Condominio o Condominiale – Conferma o Revoca dell’Amministratore di Condominio o Condominiale – Requisiti dell’Amministratore di Condominio o Condominiale – Millesimi, Maggioranza e Votazioni in Assemblea di Condominio o Condominiale – Compenso dell’Amministratore di Condominio o Condominiale.

Amministratore di condominio

L’amministratore di condominio, ai sensi della legge italiana, è l’organo esecutivo del condominio. Non è previsto un albo degli amministratori di condominio, ma solo libere associazioni sindacali di categoria.

La disciplina era contenuta nel codice civile italiano e non prevedeva alcuna qualifica particolare per lo svolgimento dell’attività di amministratore condominiale. Era stata tentata la strada di istituire albi a livello regionale, ma questa strada è stata preclusa dall’intervento della magistratura italiana.

La successiva riforma del condominio operata con legge 11 dicembre 2012, n. 220 – in vigore dal 18 giugno 2013 – ha, per la prima volta, imposto specifici obblighi formativi; il legislatore nazionale non ha però istituito un albo professionale. Nel 2010, il Governo Berlusconi IV aveva regolamentato il ruolo delle associazioni professionali che hanno avuto un ristretto riconoscimento ministeriale. Il riconoscimento, però, essendo precedente alla riforma del 2012, risulta prematuro, e attende ancora oggi una autorizzazione in ambito UE.

Per lungo tempo è stato sostenuto che l’amministratore di condominio doveva essere una persona fisica. Gradualmente, nel tempo, la Cassazione cominciò a legittimare la nomina di una persona giuridica (cfr. su tutte, Cass. 24 ottobre 2006, n. 22840). La questione è stata poi superata dalla riforma del 2012, che ha stabilito che possono svolgere l’incarico anche le società di cui al titolo V del libro V del Codice Civile.

Il rapporto giuridico, riconducibile al mandato, s’instaura tra amministratore e singoli condomini, e non con il condominio, che non ha personalità giuridica, secondo gli orientamenti della giurisprudenza della Suprema Corte di Cassazione (vedasi sentenza 8 aprile 2008, n. 9148).

Requisiti

Secondo l’originaria disciplina del codice civile italiano, qualora il regolamento condominiale non avesse disposto nulla in merito, l’amministratore poteva essere chiunque veniva votato dalla maggioranza dei condomini, senza una previsione di professionalità, titolo di studio o altro requisito, ad esempio l’iscrizione a un albo professionale.

Attualmente, secondo le modifiche apportate dalla legge n. 220/2012, è obbligatorio che l’amministratore sia qualificato, con titolo di studio di diploma di scuola superiore, aver frequentato corsi di formazione iniziale e successivi corsi periodici annuali di aggiornamento, deve possedere requisiti morali, tra cui la non condanna per una serie di delitti, non essere stato detenuto, salvo riabilitazione, non protestato. La riforma ha mantenuto l’agevolazione dei proprietari nel potere amministrare il proprio condominio, esentando gli stessi dal requisito del titolo di studio e dalla formazione iniziale e periodica.

Dopo la riforma della legge 11 dicembre 2012, n. 220 e l’entrata in vigore del decreto del Ministero della Giustizia n. 140 del 24 settembre 2014, la figura deve essere ricoperta da soggetti abilitati da enti e istituti di formazione; e quindi frequentare un corso di formazione professionale della durata di almeno 72 ore, e corsi annuali di aggiornamento di 15 ore; il contenuto delle attività è di tipo teorico-pratico, e la formazione deve essere curata da un responsabile scientifico. Il corso fornisce conoscenze riguardanti le problematiche in tema di spazi comuni, la normativa urbanistica, la contabilità, le regole di ripartizione dei costi in base alle tabelle millesimali e la sicurezza degli edifici. Il luogo di svolgimento del corso dovrà essere una delle sedi abilitate, presenti in tutta Italia.

Nomina

È prevista dal codice civile italiano, che all’art. 1129 recita:

«Quando i condomini sono più di otto, se l’assemblea non vi provvede, la nomina di un amministratore è fatta dall’autorità giudiziaria su ricorso di uno o più condomini o dall’amministratore dimissionario. (…) L’incarico di amministratore ha durata di un anno e si intende rinnovato per eguale durata. L’assemblea convocata per la revoca o le dimissioni delibera in ordine alla nomina del nuovo amministratore. La revoca dell’amministratore può essere deliberata in ogni tempo dall’assemblea, con la maggioranza prevista per la sua nomina oppure con le modalità previste dal regolamento di condominio. Può altresì essere disposta dall’autorità giudiziaria, su ricorso di ciascun condomino, nel caso previsto dal quarto comma dell’articolo 1131, se non rende il conto della gestione, ovvero in caso di gravi irregolarità…»

Dunque l’amministratore può essere nominato:La legge quindi non prevede sanzioni per i condomini che non provvedano alla nomina di un amministratore, ma un solo condomino (o l’amministratore uscente) può rivolgersi al Tribunale e ottenere la nomina giudiziaria di un amministratore.

dall’assemblea dei condomini, con la dovuta maggioranza;
in difetto, ove i condomini siano almeno nove e l’assemblea non vi provveda, o non si raggiunga una maggioranza su nessun candidato, dal tribunale ordinario, in sede di volontaria giurisdizione.

La nomina dell’amministratore fatta dal costruttore e/o venditore di un edificio, anche se inserita nel rogito di acquisto, è nulla. La nomina dell’amministratore è vincolata alla legge: è necessaria la maggioranza degli intervenuti all’assemblea e almeno la metà del valore dell’edificio (cioè 500 millesimi su 1.000, cfr. art. 1136, secondo comma, c.c.). La stessa maggioranza, secondo la passata giurisprudenza, è necessaria per confermare l’amministratore per un altro anno. Si sta formando però una giurisprudenza che, per la sola riconferma, ritiene sufficiente la maggioranza ridotta di un terzo. Si veda sul punto Trib. di Roma n. 10701/09. Infatti, nella lettera della legge, troviamo una distinzione tra la nomina e la revoca dell’amministratore (art.1136, comma 4) e conferma dell’amministratore (art.1135, comma 1, punto 1), ove si ponga un diverso significato tra nomina e conferma.

Compenso

Il codice civile all’art. 1135 dispone che l’assemblea di condominio provveda alla conferma dell’amministratore e all’eventuale retribuzione. In base all’art. 1709 c.c. il mandato si presume oneroso. La misura del compenso, se non è stabilita dalle parti, è determinata in base alle tariffe professionali o agli usi; in mancanza è determinata dal giudice. L’art. 2260 c.c. recita che i diritti e gli obblighi degli amministratori sono regolati dalle norme sul mandato, di conseguenza in base a un’interpretazione analogica il compenso dell’amministratore si presume dovuto se il contrario non è verbalizzato dall’assemblea di condominio al momento della nomina e nelle successive conferme.

Non è escluso che presti la sua opera a titolo gratuito, ad esempio quando trattasi di un condomino. La giurisprudenza ha chiarito che l’incarico si presume retribuito fino a prova contraria.

Se non è stato concordato diversamente nella delibera di nomina, non spettano all’amministratore compensi per assemblee ulteriori a quella annuale (Cass. n. 3596 del 12/3/03) in quanto, a differenza di quanto avviene nelle assemblee delle società, esse costituiscono eventi accessori alla gestione ordinaria del condominio. Non esiste il concetto di assemblea straordinaria, perché non è prevista alcuna eventualità di voto, diritti dei partecipanti, o maggioranze di tipo diverso (salvo quella tra prima e seconda convocazione). Infatti in tali assemblee si decide sulle stesse materie di cui alle assemblee ordinarie.

Questione controversa è la sussistenza del diritto al compenso per i lavori straordinari, salvo concordato corrispondentemente nella delibera di nomina. La Cassazione non si è ancora pronunciata costantemente e le Corti di merito presentano indirizzi contrastanti. A tal riguardo, il pretore di Perugia (Pret. PG n. 9/98) individua nel 2% dell’importo dei lavori il giusto compenso per l’amministratore secondo gli usi correnti per l’esecuzione di lavori straordinari, poiché l’amministratore si impegna in misura superiore rispetto alle competenze stabilite per legge. Il Tribunale di Genova, al contrario, si è pronunciato nel senso che l’onorario contenga anche la gestione di eventuali lavori anche di rilevante entità (Trib. GE n. 1501/01), in quanto l’amministratore, qualora rilevi che il compenso non gli appaia più congruo, può sempre dimettersi. L’Assemblea dei condomini, contratta e approva le proposte preventive presentate dai candidati. Queste proposte usualmente possono stabilire il compenso, a tariffa (con tariffazione per ogni singola attività), forfettizzato (con una somma stabilita inizialmente), o misto (un compenso forfettario con previsione di somme ulteriori in ipotesi di lavori o assemblee straordinarie). La giurisprudenza ha chiarito che non è ammesso alcun tariffario concordato tra amministratori o associazioni di amministratori, accordo che sarebbe altrimenti prova di una condizione di cartello di imprese, vietato dalla legge sulla libera concorrenza. L’Antitrust ha vietato l’applicazione di tariffari collettivi.

Cessazione e revoca

L’incarico dell’amministratore di condominio cessa nei casi in cui vi sia:

revoca da parte dell’assemblea condominiale;
revoca da parte dell’Autorità Giudiziaria competente;
dimissioni volontarie;
nomina di altro amministratore.

La revoca può avvenire dall’assemblea condominiale, con la stessa maggioranza necessaria per la nomina, anche senza motivo (art. 1136 del codice civile). Tuttavia, secondo diversi giuristi, i condomini hanno l’obbligo di provvedere a corrispondere il compenso fino alla fine della durata contrattuale concordata, al massimo un anno.

La revoca da parte della autorità giudiziaria, su istanza di uno o più condomini, può avvenire nei seguenti casi (ex art. 1129 e art. 1131, comma 4, c.c.):

L’amministratore di condominio ha ricevuto un atto giudiziario che non rientra nelle sue competenze e non ne ha dato tempestiva notizia all’assemblea (in questo caso è tenuto anche al risarcimento dei danni).
Vi sono fondati sospetti di gravi irregolarità (ad esempio fatti che denotano che l’amministratore antepone interessi personali a quelli attinenti al condominio).
Per due anni non ha reso il conto della sua gestione.

La riforma del condominio del 2012, ha specificato un elenco di casi che rientrano nella qualifica di gravi irregolarità che fanno scattare automaticamente la revoca giudiziaria (su richiesta di almeno un condomino):

1) l’omessa convocazione dell’assemblea per l’approvazione del rendiconto condominiale, il ripetuto rifiuto di convocare l’assemblea per la revoca e per la nomina del nuovo amministratore o negli altri casi previsti dalla legge;

2) la mancata esecuzione di provvedimenti giudiziari e amministrativi, nonché di deliberazioni dell’assemblea;

3) la mancata apertura e utilizzazione del conto di cui al settimo comma (conto corrente condominiale)

4) la gestione secondo modalità che possono generare possibilità di confusione tra il patrimonio del condominio e il patrimonio personale dell’amministratore o di altri condomini;

5) l’aver acconsentito, per un credito insoddisfatto, alla cancellazione delle formalità eseguite nei registri immobiliari a tutela dei diritti del condominio;

6) qualora sia stata promossa azione giudiziaria per la riscossione delle somme dovute al condominio, l’aver omesso di curare diligentemente l’azione e la conseguente esecuzione coattiva;

7) l’inottemperanza agli obblighi di cui all’articolo 1130, numeri 6), 7) e 9) (tenuta del registro dell’anagrafe condominiale e dati di sicurezza e del registro dei verbali delle assemblee, fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso);

8) l’omessa, incompleta o inesatta comunicazione dei dati di cui al secondo comma del presente articolo (cioè i dati anagrafici e professionali dell’amministratore, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri dell’anagrafe condominiale e dei dati di sicurezza dei fabbricati e impianti del condominio, il registro dei verbali delle assemblee, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere copia da lui firmata)

Il provvedimento del Tribunale relativo alla istanza di nomina o di revoca dell’amministratore, anche quando si inserisce in una situazione di conflitto tra condomini, si risolve in un provvedimento di volontaria giurisdizione, cioè in un intervento sostanzialmente amministrativo, privo degli effetti di una vera e propria sentenza. Non si applicano, pertanto, le regole sulla condanna alle spese, che prevedono di regola il rimborso delle spese in favore del vincitore e a carico del perdente.

Le spese restano dunque a carico delle parti che le hanno anticipate (Cass. 26-09-2005, n. 18730, Cass. 30.3.2001 n. 4706).

Di rilievo è la novità che l’amministratore revocato giudiziariamente non può più essere nominato dalla assemblea, anche se la maggioranza lo volesse, contro il desiderio dei condomini che hanno agito giudizialmente (art. 1129, comma 13 c.c.).

Le competenze

Giuridiche:

L’amministratore professionista deve conoscere le norme del codice civile che regolano la materia e tutte le norme che possano in qualche modo coinvolgere il condominio nei suoi aspetti civilistici e penalistici.

L’aggiornamento continuo consente una conoscenza approfondita delle norme sulla responsabilità civile, sui vari aspetti del diritto di proprietà (confini, immissioni, ecc.) e degli altri diritti reali (uso, abitazione, usufrutto…), oltre che dei diritti sulle obbligazioni e di credito, diritto di garanzia (pegno e ipoteca), diritti sulle cose mobile e immobili.

Inoltre dovrà avere conoscenze in ambito assicurativo e urbanistico, con piena conoscenza delle norme comunali che possono modificare o disciplinare in maniera difforme dalla normativa generale.

Dovrà avere anche conoscenze approfondite in materia psicologica e di mediazione, il nuovo strumento di conciliazione obbligatoria per le materie condominiali.

Infine, altre competenze da possedere sono quelle tecniche, fiscali e contabili.

L’amministratore condomino può delegare tutti i compiti descritti, separatamente, o a gruppi, a professionisti competenti per i specifici settori, rimanendo però il titolare dell’incarico. Sostanzialmente all’amministratore condomino è richiesta la diligenza del buon padre di famiglia, ma se il mandato è gratuito, la responsabilità per colpa è valutata con minor rigore.

Tecniche:

L’amministratore professionista deve avere le competenze tecniche per affrontare le discussioni con gli altri professionisti in merito ai progetti di ristrutturazione e agli interventi ordinari e straordinari da effettuarsi nel fabbricato compresi i progetti esecutivi implementati dalle imprese.

Gli artt. 1124, 1125, 1126 c.c. citano altri esempi come:

manutenzione e ricostruzione delle scale;
manutenzione e ricostruzione dei soffitti, delle volte e dei solai;
lastrici solari.

L’amministratore deve avere le competenze tecniche per affrontare le discussioni con le imprese nei lavori da eseguirsi su tutti gli impianti e i beni elencati come esempi al punto 3 dell’art. 1117 del codice civile come:

impianto di centrale termica condominiale per la produzione e distribuzione dell’acqua calda da riscaldamento e dell’acqua calda sanitaria (caldaia, bruciatore, vasi di espansione); caldaie a condensazione oppure coogeneratori per la contemporanea produzione di energia elettrica;
impianto di contabilizzazione del calore (ripartitori);
impianto di sicurezza antincendio (estintori, attacchi vigili del fuoco, idranti, porte tagliafuoco, pressurizzatori, splinker);
impianto di raffrescamento;
impianto del teleriscaldamento;
impianto di sollevamento (ascensore e barriere architettoniche);
impianto idraulico generale (rete fognaria, fosse biologiche, degrassatori delle cucine, sifoni firenze, acque chiare e acque nere);
impianto di autoclave (cisterne, pompe modulanti, verifica della potabilità dell’acqua);
impianto delle pompe sommerse (per il sollevamento delle acque dai piani sotto il livello stradale) e gruppo di continuità;
impianto dei pannelli solari condominiali per la produzione dell’acqua calda sanitaria (cisterne, distribuzione, pompe e contabilizzatori dei consumi);
impianto fotovoltaico condominiale per la produzione dell’energia elettrica (allacciamento alla rete pubblica/inverter);
impianto elettrico (protezione dell’impianto con differenziali e magnetotermici);
impianto televisivo del digitale terrestre e satellitare;
impianto citofonico e di videosorveglianza;
impianto di messa a terra;
impianto automatico (cancelli motorizzati radiocomandati);
impianto d’irrigazione dei giardini (manutenzione e potatura periodica dell’area verde come piante e alberi; cura dell’arredo);
impianto di esercizio della piscina condominiale.

Contabilità:

L’amministratore inoltre deve tenere la contabilità del condominio. L’assemblea condominiale delibera sulle spese necessarie per la manutenzione e conservazione delle parti condominiali; i proprietari sono responsabili in solido e i creditori non possono agire nei confronti degli obbligati in regola con i pagamenti se non dopo l’escussione degli altri condomini (art. 63 delle disposizioni per l’attuazione del codice civile).

Per la tenuta dei conti di un condominio sono necessarie competenze in materia di contabilità per la registrazione:

dei versamenti dei condomini;
delle fatture dei fornitori;
dei pagamenti ai fornitori;
delle spese su addebiti personali;
dei versamenti delle ritenute d’acconto (codici tributo);
dei pagamenti immediati (spese bancarie, scontrini, offerte sala assemblea);
dei rimborsi ai condomini;
dei crediti e delle entrate varie;
dei giroconti;
delle spese anticipate dall’amministratore;
delle spese condominiali e personali a preventivo;
dei fondi di riserva;
degli addebiti personali per bollettini, postali e interessi per rate non versate;
della tenuta dell’inventario di magazzino.

Per il corretto movimento dei debiti e dei crediti ogni registrazione è associata a una tabella millesimale in quanto, come stabilito dagli artt. 1123, 1124, 1125, 1126 e soprattutto 1117 c.c., le spese sono ripartite in proporzione all’uso della cosa comune e quindi, per ogni registrazione, la spesa deve essere ripartita tra il gruppo di condomini che ne trae utilità, cioè paga chi può usare e non necessariamente chi è soltanto proprietario, e l’uso è potenziale; le spese delle pulizie sono a carico dell’appartamento anche se non è abitato.

Alla fine di ciascun anno l’amministratore predispone il rendiconto di gestione condominiale. In esso sono riportate le entrate e le uscite di cassa, la situazione dei crediti e debiti del condominio e di ogni condomino e il prospetto dei conti correnti e dei fondi di riserva.

Nel caso di registrazione di una fattura, sono necessarie le seguenti 6 operazioni:

Registrazione nella contabilità del software gestionale della prima nota (movimentazione dei debiti/crediti in funzione del gruppo di condomini che trae utilità dalla fornitura di beni e/o servizi);
Registrazione nella contabilità del software gestionale della seconda nota in modalità da eseguire (movimentazione dell’uscita di cassa nel solo software gestionale);
Registrazione nella contabilità della seconda nota in modalità eseguita (operazione che si svolge con l’allineamento del software per la gestione della contabilità con l’uscita di cassa dal conto corrente bancario tramite i specifici file formato .CBI; funzione di importa ed esporta)
Registrazione in contabilità del software della ritenuta d’acconto solo quando l’uscita di cassa è avvenuta dal conto corrente bancario;
Pagamento della ritenuta d’acconto da effettuarsi entro il 16 del mese successivo (da svolgere con l’allineamento del software gestionale con il conto corrente bancario tramite file.CBI; funzione di importa/esporta);
Estrazione della quietanza (accettata o rifiutata) che nei giorni successivi al pagamento il sistema elettronico dell’Agenzia delle Entrate deposita nell’Home Banking (oppure viene depositata sul sito dell’Agenzia nell’account personale).

Le ritenute d’acconto devono essere riepilogate nel mod. 770. Tale modello va inviato all’Agenzia delle Entrate con procedura telematica.

Quasi tutti i software per la gestione della contabilità dispongono delle funzioni di importa ed esporta d’interfaccia con l’Home Banking e i software messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, di cui Entratel è il più importante. L’Agenzia delle Entrate riconosce l’amministratore di condominio come l’intermediario finanziario e rilascia la password, costituita da 20 cifre, di cui le ultime 4 di controllo, per la generazione, nell’ambiente di sicurezza di Entratel, della doppia chiave asimmetrica necessaria per l’invio del mod. 770. La chiave asimmetrica privata va salvata su un dispositivo di archiviazione di massa protetta da una password personale propria, mentre la chiave asimmetrica pubblica va trasmessa telematicamente all’Agenzia delle Entrate insieme con la ulteriore password relativa all’account che l’amministratore riceve in busta chiusa presso gli sportelli della stessa Agenzia la prima volta che viene accolta l’autorizzazione a operare. La ricevuta di corretta trasmissione telematica della chiave pubblica deve essere conservata; infatti la doppia chiave asimmetrica ha validità triennale e, per evitare di perdere l’intera autorizzazione a operare, una nuova chiave deve essere rigenerata entro la scadenza. Prima però si deve avere cura di cancellare la vecchia, che potrà essere ritrovata utilizzando l’apposito motore di ricerca che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione all’interno del proprio account, immettendo, nel campo di ricerca, i dati scritti nella ricevuta di trasmissione.

Il file del mod. 770, come verifica che sia nel formato corretto per l’invio telematico con Entratel, richiede il filtraggio da un altro modulo software di controllo specifico che ogni anno l’Agenzia delle Entrate, alcune settimane prima della scadenza dell’adempimento fiscale, mette gratuitamente a disposizione sul suo sito internet. La procedura relativa a tale invio si conclude quando l’elaboratore elettronico dell’Agenzia, alcuni giorni dopo la trasmissione, emette la ricevuta relativa, che deposita sul sito, nell’account personale. I formati della ricevuta sono .RCC oppure .rel.p7m e devono essere scaricati e visualizzati facendo uso di Entratel e della coppia di chiavi asimmetriche dell’ambiente di sicurezza. La ricevuta conferma la sola corretta trasmissione del mod. 770. La regolarità della dichiarazione e dei dati in esso contenuti arriva solo l’anno successivo; fatture, quietanze e dichiarazioni dovranno essere conservati per eventuali successivi controlli fiscali.

Responsabilità fiscali

Va premesso che, nessuna legge vieta, con specifica delibera assembleare, di indicare come rappresentante fiscale un condomino oppure un professionista competente del settore, diverso dall’amministratore condominiale. In tal caso, l’amministratore condominiale fornira al rappresentante fiscale informazione tempestiva su ogni pagamento e garantirà la capienza per i prelievi, autorizzati dal rappresentante fiscale, operati dall’Agenzia delle Entrate. Notare che molti amministratori già incaricano un fiscalista appositamente per tale gestione, restando però il rappresentante fiscale. La separazione della figura della rappresentanza fiscale da quella della amministrazione, permette un puntuale controllo sull’operato contabile dell’amministratore e una maggiore sicurezza sul rispetto degli obblighi fiscali, essendo coinvolte due persone separate.

Ritenute d’acconto: Il condominio è soggetto sostituto d’imposta e quindi il rappresentante fiscale (in genere l’amministratore), per conto del condominio stesso, è tenuto a effettuare e versare le ritenute di acconto entro il 16 di ogni mese. In caso di mancato o ritardato versamento di tale ritenuta il condominio è soggetto a sanzioni e interessi di mora.

Certificazioni sostituto d’imposta: Il rappresentante fiscale ovvero l’amministratore, deve inviare le certificazioni sostituto d’imposta a fornitori, lavoratori autonomi e dipendenti entro il 28 febbraio dell’anno successivo a quello in cui le somme e i valori sono stati corrisposti.

Dichiarazioni sostituto d’imposta: Il rappresentante fiscale ovvero l’amministratore, deve inviare annualmente all’Agenzia delle Entrate, con mod. 770, le dichiarazioni riguardanti le ritenute effettuate e i relativi versamenti.

Il quadro AC del modello unico:

L’amministratore di condominio che risulta in carica al 31 dicembre deve comunicare all’Anagrafe tributaria l’importo complessivo dei beni e servizi acquistati dal condominio nell’anno solare trascorso e i dati identificativi dei relativi fornitori. Tra i fornitori del condominio sono da ricomprendere anche gli altri condomini, supercondomini, consorzi o enti di pari natura, ai quali il condominio amministrato abbia corrisposto nell’anno somme superiori a euro 258,23 a qualsiasi titolo.

Ai fini della determinazione del momento di effettuazione degli acquisti, si deve distinguere tra cessioni di beni e prestazioni di servizi. Per le cessioni di beni, la regola generale stabilisce che tali operazioni si considerano effettuate:

nel momento della stipulazione dell’atto, se riguardano beni immobili;
nel momento della consegna o spedizione, se riguardano beni mobili.

Per le prestazioni di servizi il momento di effettuazione è costituito dalla data di pagamento dei corrispettivi. Il pagamento si considera realizzato quando il prestatore ha l’effettiva disponibilità delle somme spettanti.

Pertanto, se è un acconto, l’operazione si considera effettuata nei limiti dell’importo pagato. La comunicazione avviene a mezzo della compilazione del quadro AC del mod. UNICO dell’amministratore, denominato “Comunicazione dell’amministratore di condominio”. L’obbligo di presentare il Quadro AC sussiste anche nel caso in cui, nell’ambito di un condominio con non più di otto condomini, pur non obbligatoria, la carica di amministratore sia stata conferita. In mancanza di nomina dell’amministratore l’obbligo anzidetto non trova applicazione. In caso di amministrazione di più condomini da parte di un unico soggetto, deve essere compilato un quadro AC per ciascun condominio. Qualora sia necessario compilare più quadri in relazione a uno stesso condominio, i dati identificativi del condominio devono essere riportati su ogni quadro. Nel caso in cui l’amministratore rediga il mod. 730 come propria dichiarazione dei redditi oppure sia esonerato dalla presentazione della medesima, egli deve presentare il quadro AC, unitamente al frontespizio dell’UNICO, con gli stessi termini e modalità di quest’ultimo. Nel Quadro AC vanno elencati:

per il condominio: il codice fiscale o la partita Iva, la ragione o denominazione sociale, l’indirizzo e il codice di natura giuridica;
per ogni fornitore: cognome, nome, data e luogo di nascita, se persona fisica; ragione o denominazione sociale, codice fiscale o partita Iva, domicilio fiscale, importo di acquisti di beni e di servizi effettuati nell’anno d’imposta, se altro soggetto.

Attribuzioni, doveri e poteri:

L’amministratore, ai sensi dell’art. 1130 c.c., ha l’obbligo di:

eseguire le deliberazioni dell’Assemblea dei Condomini e curare l’osservanza del Regolamento di Condominio;
disciplinare l’uso delle cose comuni e la prestazione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a tutti i condomini;
riscuotere i contributi e pagare le spese per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni;
compiere gli atti conservativi dei diritti inerenti alle parti comuni dell’edificio.

Inoltre, alla fine di ciascun anno, deve rendere il conto della sua gestione.

Osservanza del regolamento condominiale:

Al fine di attivarsi per far cessare gli abusi, l’amministratore non necessita di alcuna previa delibera assembleare, posto che egli è già tenuto ex lege (art. 1130, comma 1 c.c.) a curare l’osservanza del regolamento del condominio al fine di tutelare l’interesse generale al decoro, alla tranquillità e all’abitabilità dell’edificio; ed è altresì nelle sue facoltà, ai sensi dell’articolo 70 disp. att. c.c, anche quella di irrogare sanzioni pecuniarie ai condomini responsabili di siffatte violazioni del regolamento ove lo stesso preveda tale possibilità.

Atti conservativi delle parti comuni:

Non rientra tra gli atti che un amministratore può compiere senza autorizzazione dell’assemblea la stipula di un contratto di assicurazione sull’edificio, in quanto l’art. 1130 c.c., obbligando l’amministratore a eseguire gli atti conservativi dei diritti inerenti alle parti comuni, ha inteso riferirsi ai soli atti materiali (riparazioni di muri portanti, di tetti e lastrici) e giudiziali (azioni contro comportamenti illeciti posti in essere da terzi o condomini) necessari per la salvaguardia dell’integrità dell’immobile: tra questi non può farsi rientrare il contratto d’assicurazione, perché questo non ha gli scopi conservativi ai quali si riferisce la norma dell’art. 1130 c.c., ma ha come suo unico e diverso fine quello di evitare pregiudizi economici ai proprietari dell’edificio.

Dunque l’amministratore per assicurare l’edificio (attività opportuna) dovrà chiedere e ottenere, prima, l’approvazione dell’assemblea.

Assemblea di condominio

L’assemblea di condominio, nell’ordinamento giuridico italiano, è l’organo deliberante del condominio, disciplinato dagli art. 1135, 1136 e 1137 del codice civile italiano.

Soggetti legittimati a partecipare

Tutti i condomini hanno titolo per partecipare all’assemblea, e pertanto vanno avvisati nelle forme dell’art. 67 disp. att. del Codice civile.

L’assemblea non può deliberare, se non risulta che tutti i condomini sono stati invitati a parteciparvi. In proposito, l’art. 10 della legge n. 392 del 1978 sancisce che il conduttore ha diritto di voto (in luogo del proprietario dell’appartamento) nelle delibere dell’assemblea condominiale relative alle spese e alle modalità di gestione dei servizi di riscaldamento e di condizionamento dell’aria

Competenze

Essa decide su:

gestione ordinaria delle parti comuni del condominio
manutenzione straordinaria;
nomina e revoca dell’amministratore di condominio;

Convocazione

Per i motivi di cui prima, è ottima cosa invitare i condomini con lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. La convocazione deve contenere l’ordine del giorno. A decorrere dalla ricezione dell’avviso e la data dell’assemblea in prima convocazione devono intercorrere non meno di 5 giorni (Trib. Milano 7 maggio 1992, Sez. VIII). Si conterà quindi il giorno nel quale l’avviso di convocazione sarà stato depositato nella buca delle lettere del condomino o comunque sia entrato nella sfera di conoscibilità dello stesso fino al giorno prima dell’assemblea prevista in prima convocazione.

Ad esempio, qualora l’avviso fosse stato recapitato il 1º giorno del mese, l’assemblea in prima convocazione non potrà tenersi prima del 6º giorno dello stesso mese, ovvero, potrà tenersi, ma le deliberazioni assembleari saranno annullabili ai sensi dell’articolo 1137 del codice civile su istanza dei dissenzienti o assenti, qualora non ritualmente convocati. L’assemblea deve essere convocata in sede ordinaria almeno una volta l’anno, per approvare il bilancio e confermare o meno l’amministratore.

Può essere convocata in sede straordinaria ogni volta che sia necessario, dall’amministratore o da almeno due condomini, per discutere di argomenti urgenti.

Una cosa che non tutti sanno è che le assemblee straordinarie, secondo la Cassazione, non devono essere retribuite a parte: esse sono già comprese nell’onorario dell’amministratore

La seconda convocazione non può tenersi il medesimo giorno solare della prima, tuttavia l’amministratore può dare in un’unica comunicazione tutte le date di convocazione. Nel caso si debba procedere a convocare più assemblee in tempi brevi, l’amministratore può convocare gli aventi diritto con un unico avviso.

Contenuto della convocazione

La convocazione deve avvenire per mezzo di raccomandata, posta elettronica certificata o consegnata a mano. Deve contenere tutte le indicazioni dell’ordine del giorno.

La delega del condomino

Ogni condomino può intervenire in assemblea in proprio oppure a mezzo di un rappresentante. Laddove il regolamento di condominio non preveda particolari regole, chiunque (condomino o estraneo) può essere delegato. Dal 18 giugno 2013 non può più essere delegato l’amministratore.

Il delegato però non può delegare a sua volta ad altri, a meno che non sia autorizzato da chi ha dato la delega. Il condomino è rappresentato in toto dal delegato, a meno che la delega non contenga, insieme alle istruzioni, anche dei limiti. Ad ogni effetto di legge, il condomino rappresentato è come se fosse presente.

La maggioranza

Ai fini della validità della delibera, è sufficiente raggiungere la maggioranza dei millesimi (ossia la maggioranza dei condomini). La validità delle delibere si estende a tutti i condomini, anche quelli assenti o in disaccordo (ferma restando la facoltà di impugnare la delibera). Le norme relative alla validità della costituzione dell’assemblea e alla validità delle delibere sono inderogabili (art. 1138 Codice civile). Ogni condomino, assente o dissenziente, può impugnare la delibera entro 30 giorni, ex art. 1137 c.c. I 30 giorni decorrono dalla data dell’assemblea, per i presenti e dissenzienti, e dalla data della ricezione del verbale per gli assenti. Tale termine di decadenza non si applica alle assemblee non annullabili ma nulle.

Rispetto alla legge le maggioranze cambiano dalla prima convocazione alla seconda convocazione. È prassi comune fare solo la seconda convocazione perché in caso di assenza dei partecipanti, o disaccordo su alcuni punti, la maggioranza la si può trovare con numeri più esigui.

Bilancio condominiale

Il bilancio condominiale è il documento contabile con il quale viene rappresentato ai partecipanti al condominio il rendiconto della gestione svolta dall’amministratore (ovvero l’esposizione delle spese sostenute durante il suo mandato elencate e ripartite fra le unità immobiliari), la situazione patrimoniale (crediti e debiti) e la situazione di cassa (bilancio delle entrate e delle uscite verificatesi nel periodo preso in considerazione).

Bilancio Consuntivo e Riparto millesimale Consuntivo

Un bilancio ha un esercizio che può essere coincidente con l’anno solare (01/01 – 31/12) o meno (es. 01/10 – 30/09). La scelta è in quanto stabilito dal regolamento di condominio.

Il bilancio, presentato ai condomini, è composto dal Bilancio Consuntivo e dal Riparto millesimale Consuntivo (prospetto nel quale vengono ripartite le spese a tutte le unità immobiliari secondo le tabelle millesimali o altro criterio previsto dal regolamento), si viene a conoscenza di come le somme versate sono state spese, e di conseguenza se sono state insufficienti oppure se sono state in eccedenza. Tale differenza viene denominata Conguaglio e può essere attivo o passivo, ovvero a credito o a debito dei condomini.

Bilancio Preventivo

Unitamente al bilancio Consuntivo si presenta ai condomini il Bilancio Preventivo (trattasi di un elenco delle voci di spesa previste con relativi importi, il cui totale corrisponderà alla somma complessiva che sarà riscossa durante l’anno cui si riferisce) in base al quale si delineano le spese che dovranno essere sostenute nel corso dell’esercizio. Dal riparto spese, nel quale sono iscritte le voci di spesa e le cifre previste per ognuna, si calcola il versamento delle somme necessarie alla gestione in via anticipata secondo lo stato di riparto approvato dall’assemblea.

Il confronto fra il consuntivo e il preventivo relativi allo stesso esercizio è utile per verificare gli scostamenti delle spese – in aumento o in diminuzione – dalle previsioni. Tali scostamenti dànno luogo al conguaglio.

Conguaglio

È importante distinguere le somme dovute a preventivo dalle somme da pagare a consuntivo. La loro differenza è il conguaglio.

Riparto millesimale consuntivo

Tanto premesso, nell’ambito della verifica consuntiva, in allegato al Bilancio Consuntivo di ogni anno è presente il Riparto millesimale consuntivo: in tale prospetto sono riportati i totali di spesa per ogni singola tabella di riparto, che sommati danno origine all’importo complessivamente imputato ad ogni condomino; tale importo viene messo a confronto con il totale delle quote versate a preventivo per rilevare il Conguaglio che, come osservato in precedenza, potrà essere a credito del condomino o a debito del condomino. È consuetudine, ma non regola vincolante, che le spese siano riportate con cifre anteposte il segno ( ) e gli incassi o quote a credito dei condomini (-). Tale impostazione può variare o essere invertita in base alle impostazioni dei software gestionali ad uso dei vari amministratori. Ad oggi non esistono modelli pre-impostati per la redazione di un rendiconto che un amm.re debba seguire.

I condomini potranno richiedere all’amministratore, previo appuntamento, l’esibizione dei giustificativi contabili oggetto dei movimenti nel rendiconto a loro consegnato.

Saldo

Nella parte conclusiva del bilancio consuntivo può essere riportata la situazione riepilogativa della gestione con il rapporto entrate/uscite – il saldo – evidenziato il saldo della gestione precedente ed i versamenti incassati e la consistenza di eventuali fondi cassa. Tale conteggio porta al saldo di gestione.

Disavanzo di cassa

Il disavanzo di cassa è rappresentato da uno scoperto del conto corrente certificato dall’estratto conto di fine periodo dal quale si evince l’importo negativo. Non può essere utilizzato per evidenziare anticipazioni dell’amministratore calcolate come totale a pareggio in bilancio e non riscontrabili da versamenti sul c/c condominiale o nelle entrate condominiali.

Debito

Nei debiti dovranno essere inserite le spese non pagate, i fondi di riserva (fondo cassa, TFR, ecc., con separata indicazione dell’eventuale incremento dell’anno) ed eventuali ulteriori debiti a vario titolo.

Il bilancio è approvato dall’assemblea con le maggioranze previste dall’art. 1136 c.c.

Cambiare amministratore è una scelta difficile.

Oggi non bastano la buona volontà e l’improvvisazione per amministrare i condomini. Sono necessarie una costante formazione che sia coerente con le attuali normative, una preparazione manageriale per rispondere adeguatamente alle esigenze dei condòmini e l’applicazione della deontologia professionale.

Scegliere un nuovo amministratore per il tuo condominio non è facile e spesso i condòmini procedono per tentativi che possono determinare situazioni particolarmente complesse e rischiose: con la legge n. 449 del 27 dicembre 1997 il condominio è diventato sostituto d´imposta e in quanto tale è tenuto a rispettare importanti adempimenti fiscali.

Deve effettuare e versare le ritenute di acconto, ogni qualvolta corrisponda compensi in denaro o in natura soggetti alle ritenute stesse con rilascio della relativa certificazione, nonché presentare la dichiarazione dei sostituti d´imposta (modello 770).

L´amministratore, in qualità di rappresentante legale del condominio, ha l’obbligo di inviare telematicamente le documentazioni.

Quanti, improvvisandosi amministratori, sono a conoscenza della normativa fiscale?

Quanti sono a conoscenza degli adempimenti in materia di sicurezza?

L’amministratore di condominio non deve essere un passacarte, ma un consulente che ha una visione a 360 gradi di ciò che ruota intorno al condominio per offrire ai condòmini il supporto che si attende da un professionista.

Noi abbiamo la certezza di offrire servizi professionali di qualità. Chiedi un preventivo gratuito.

Operiamo anche in Provincia di Torino

I nostri punti di forza nell’amministrazione dei condomini

1. Operiamo indagini di mercato per selezionare le migliori offerte tra i fornitori (garantendone la conformità alla normativa vigente);

2. Applichiamo i principi deontologici suggeriti dalla Confedilizia;

3. Il nostro coinvolgimento non si limita alla gestione del condominio, ma ci adoperiamo per risolvere le problematiche, guidando i Condòmini nelle loro scelte;

4. Disponiamo di software gestionali aggiornati che ci permettono di ottimizzare le ore uomo spese per ogni condominio;

5. Ogni anno presentiamo in assemblea una relazione tecnico-finanziaria con l’obiettivo di ottimizzare i costi della gestione;

6. Firmiamo digitalmente i documenti trasmessi via email (es. Verbali d’assemblea) dando modo ai Condòmini che lo desiderano di abbattere le spese postali.

Amministrazione Condomini.

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